西日本オフィスメーション-電子帳簿保存法について

「電子上でやり取りした帳票は電子上で保存しないといけない」という内容です。
守るべきポイントは以下の３つです。（以下、電帳法と呼びます。）

①電子データでの保存メール・WebEDI上でやり取りされた帳票が対象です。
紙に印刷したものではなく電子データで保存することが義務付けられました。

②訂正削除の管理保存したデータの内容が変えられないように、「タイムスタンプを押す」もしくは「社内でシステム及びルールを作る」
いずれかの対応をとることが求められています。

③データの場所の管理データの提示を要求された際すぐに対応できるよう、データの保存場所を管理しておく必要があります。
データを検索できるようにしておくといいでしょう。

※詳しくは国税庁の「電子帳簿保存制度特設サイト」をご覧ください。

電帳法への対応は必須ですが、その際新たな手間と費用の発生が避けられません。

● 送られてきたデータをダウンロードし、名前を付けて保存するまでの一連の流れが手間になり
　一日の作業が増える。

● 保存場所や保存名など、人が作業をする部分でミスが発生する。

● 電帳法対応のためだけに、システムやサービスなどを導入する必要があり、
　コスト高になる。

● データの提示要求に備え、毎日のように送られてくる帳票の保存場所を管理する
　手間が発生する。

RPAを使うことで、日々の作業量を増やさずに電帳法対応をすることが可能になります。

● WebEDIやメールで送られてくるデータの保存処理を自動化することで、電子取引に関する
　データの管理を省力化・効率化することが可能。

● 決められたルールに従って自動でデータの保存・管理を行うため　
　手作業でのミス、データの見落としをなくすことが可能。

● RPAは電帳法対応だけでなく、日々の業務の効率化にも活用できるため
　コストパフォーマンスが高い。

● ルールに従ったデータ管理を自動で行うため、提示要求があった場合もすぐに
　応じることが可能。

▼WebEDI（受信ファイル個別管理）の例

取引先のWebEDIにログインしてデータをダウンロードするところから、検索キーの登録、アップロードまでの一連の流れをRPAで
自動化します。

▼メールによる請求書・注文書受領業務の例

取引先からメールで送られてくる請求書や注文書を受信するところから、添付データの抽出もしくはメール本文のPDF変換、
検索キーの登録、アップロードまでの一連の流れをRPAで自動化します。