西日本オフィスメーション-RPAに適した業務

「RPAの特徴は理解しているが、実際に社内で自動化業務を探すのは難しそう…」
そう思われるかもしれませんが、実は自動化業務の選定には”成功のポイント”があります。
ここでは自動化業務の選定における３つのポイントをまとめました。
最後にRPA導入事例の紹介もございます。ぜひご覧ください。

業務選定　３つのポイント

①業務名ではなく処理方法で探す

よくある失敗 ×他社の自動化事例を集めて自社業務に無いか確認する
『受発注データのダウンロード』『入金データのダウンロード』といった業務単位で
自動化対象となる業務を探しても、業務名が自社と異なる場合“当てはまらない”
ということで対象業務の洗い出しに失敗することがあります。

業務名ではなく『ダウンロード処理が含まれている業務』『転記処理が含まれている業務』のように
処理方法に注目して業務の洗い出しを行う事で対象業務を見つけやすくなります。

～よく自動化の対象になる処理一覧～

ダウンロード処理	アップロード処理	転記処理


メール送信処理	Excel加工・集計処理	繰り返し印刷処理

　このように処理単位で自動化できそうな業務を探していきます。
　業務の一部が自動化できた場合、その前後の処理も自動化できることがほどんどです。
　まずは「処理方法」をキーに社内の業務を探しましょう。

②100%の自動化を目指さない

　全てを完全に自動化できるケースはそれほど多くありません。そのため、一業務を丸ごと
自動化できないという理由で「自動化できる業務はない」と結論付けられてしまうことがあります。
しかし実は、部分的な自動化をいくつも積み上げることで十分な効果を発揮することができます。
まずは、自動化できる処理が一か所でも含まれている業務を探してみましょう。
　

〈部分的な自動化の例〉
　基幹システムからのデータ出力・集計をRPAが自動で行い、その後人の判断でコメントを入れる。

③棚卸シートの活用
　　
　社内で自動化できそうな業務を洗い出す際は、「棚卸シート」を活用して整理していきましょう。
弊社でRPAを導入されたほとんどの企業様が活用されたお役立ちツールです。
棚卸シートでは洗い出した業務を見やすく一覧にして管理できるだけでなく、各業務の
費用対効果を可視化できるので、社内での報告などにもご利用いただけます。
また、自動化のためだけではなく、現在の自社の業務内容の見直しにも役立ちます。
他社のサンプルもございますので、是非参考にしてください。